M19 — Faire circuler l’information au bon endroit et au bon moment

Une information n’a de valeur que si elle arrive à la bonne personne, au bon moment et sous une forme qui lui permet d’agir.

Introduction

Nous n’avons probablement jamais autant communiqué. E-mails, Teams, messageries, réunions, téléphones, plateformes collaboratives, procédures, tableaux de bord… Et pourtant : « Je n’étais pas au courant. » « Je pensais que quelqu’un lui avait transmis l’information. » « Je l’ai envoyé par mail. » « Nous l’avons appris trop tard. » Le problème n’est donc pas toujours le manque d’information. Il peut venir de son volume, de sa qualité, du canal utilisé, de son destinataire ou du moment auquel elle est transmise. Une information importante noyée parmi cinquante messages devient presque invisible. Une information transmise trop tard perd une partie de sa valeur. Une information adressée à tout le monde finit parfois par ne concerner personne. Le rôle du manager n’est pas de tout transmettre à tout le monde. Il consiste à organiser une circulation de l’information permettant à chacun de disposer de ce dont il a besoin pour comprendre, décider, coordonner et agir. Ce module permet de construire une communication interne plus simple, plus fluide et plus utile.

Objectifs

À l’issue du module, les participants seront capables de :

• comprendre le rôle de l’information dans le fonctionnement d’une équipe ;
• identifier les informations réellement utiles ;
• distinguer informer, communiquer, consulter et décider ;
• identifier qui a besoin de quelle information ;
• déterminer à quel moment l’information doit être transmise ;
• choisir le canal adapté à la nature du message ;
• distinguer information urgente, importante et simplement utile ;
• éviter la surcharge informationnelle ;
• réduire les transmissions inutiles et les destinataires systématiques ;
• améliorer la circulation de l’information entre managers et collaborateurs ;
• organiser la remontée d’information du terrain ;
• vérifier qu’une information importante a été comprise ;
• clarifier les règles de communication au sein d’une équipe ;
• sécuriser la transmission des informations essentielles.

Public cible

Cette formation s’adresse aux :

• managers et responsables d’équipe ;
• chefs de service ;
• cadres de proximité ;
• responsables opérationnels ;
• responsables de projet ;
• responsables de processus ;
• nouveaux managers ;
• toute personne amenée à organiser ou améliorer la circulation de l’information dans une équipe ou entre plusieurs acteurs.

Contenu

Identifier l’information utile

Toutes les informations n’ont pas la même importance. Déterminer celles qui permettent réellement de comprendre, décider, coordonner ou agir.

Envoyer la bonne information à la bonne personne

Éviter deux situations opposées : « Tout le monde reçoit tout. » ou « Personne ne savait qu’il devait être informé. » Identifier les personnes qui doivent savoir, celles qui doivent agir et celles qui n’ont pas besoin de recevoir l’information.

Choisir le bon moment

Une bonne information transmise trop tard peut devenir inutile. Déterminer quand une information doit circuler et avec quel niveau de priorité.

Choisir le bon canal

Tout ne mérite pas un e-mail. Selon la situation, choisir entre échange direct, téléphone, réunion, messagerie, e-mail, outil collaboratif ou communication formalisée. Le canal doit servir le message et non l’inverse.

Organiser la circulation dans les deux sens

L’information ne descend pas uniquement du manager vers l’équipe. Le manager doit également organiser la remontée des informations du terrain, ainsi que les échanges entre collaborateurs, services et partenaires.

Vérifier que l’information produit son effet

Envoyer n’est pas communiquer. Pour les informations importantes, vérifier que le message a été reçu, compris et qu’il permet réellement d’agir.

Une méthode en 3 temps

COMPRENDRE

Des apports ciblés pour comprendre comment circule l’information et identifier les principales causes de perte, de retard, de déformation ou de surcharge.

CONFRONTER

Des situations concrètes permettent d’analyser les pratiques de communication : e-mails, réunions, messageries, transmission orale, communication interservices ou remontées du terrain.

TRANSFORMER

Chaque participant analyse la circulation d’une information réelle ou représentative et définit des règles simples permettant de la rendre plus fluide et plus efficace. COMPRENDRE → CONFRONTER → TRANSFORMER

Format

3 × 45 minutes Formation organisée :

• dans votre entreprise ou institution ;
• ou chez Auxilium-IDC à St-Maurice.

Équipe : jusqu’à 8 participants Groupe : de 9 à 12 participants

À l’issue du module

Chaque participant repart avec une méthode permettant de déterminer quelle information transmettre, à qui, quand, comment et avec quel niveau de vérification. L’objectif est de réduire le bruit informationnel tout en sécurisant la circulation des informations réellement importantes.

Tarif du module

Équipe – jusqu'à 8 participants : CHF 690.– Groupe – de 9 à 12 participants : CHF 850.– Formation organisée dans votre entreprise ou institution, ou chez Auxilium-IDC à St-Maurice. Plus de 12 participants ou besoin particulier ? Offre sur demande.

Un module ou un parcours à la carte

M19 peut être suivi indépendamment ou combiné avec d’autres modules Leadership, Management ou Master Class afin de construire un parcours adapté aux besoins de votre organisation. Un besoin. Un module. Plusieurs modules. Un parcours. Construisez votre formation à la carte.