M13 — Faire des réunions courtes, utiles et efficaces

Une réunion n’est pas efficace parce que tout le monde a pu parler. Elle l’est lorsque chacun sait pourquoi il était là, ce qui a été décidé et ce qu’il doit faire ensuite.

Introduction

Une heure prévue. Une heure trente finalement. Dix personnes autour de la table. Certaines directement concernées, d’autres beaucoup moins. Plusieurs sujets abordés, quelques digressions, beaucoup d’informations échangées et, au moment de terminer, une question reste parfois sans réponse : Qu’avons-nous réellement décidé ? La réunion est pourtant un outil essentiel du management. Elle permet d’informer, coordonner, résoudre un problème, prendre une décision ou construire quelque chose collectivement. Le problème n’est donc pas la réunion elle-même. Il apparaît lorsqu’elle est organisée sans objectif clair, avec les mauvaises personnes, trop de sujets ou sans véritable conclusion. Une réunion efficace commence bien avant que les participants ne s’installent autour de la table. Il faut déterminer son objectif, choisir les bonnes personnes, préparer les sujets et savoir quel résultat doit être obtenu. Pendant la réunion, le manager doit ensuite tenir le cadre, favoriser les échanges utiles, gérer le temps et conduire le groupe vers un résultat. Enfin, une réunion n’est réellement terminée que lorsque les décisions, responsabilités et échéances sont claires. Ce module permet de transformer les réunions en véritables outils de décision, de coordination et d’action.

Objectifs

À l’issue du module, les participants seront capables de :

• déterminer si une réunion est réellement nécessaire ;
• définir précisément son objectif ;
• identifier le résultat attendu ;
• choisir les participants réellement utiles ;
• construire un ordre du jour simple et réaliste ;
• préparer efficacement une réunion ;
• démarrer en donnant immédiatement le cadre ;
• gérer le temps et maintenir le fil conducteur ;
• favoriser la participation sans laisser la réunion dériver ;
• recentrer les discussions lorsqu’elles s’éloignent du sujet ;
• distinguer information, discussion et décision ;
• conclure avec des décisions, responsabilités et échéances claires ;
• assurer un suivi simple après la réunion.

Public cible

Cette formation s’adresse aux :

• managers et responsables d’équipe ;
• chefs de service ;
• cadres de proximité ;
• responsables de projet ;
• animateurs de réunions ou groupes de travail ;
• nouveaux managers ;
• toute personne amenée à organiser ou conduire régulièrement des réunions.

Contenu

Décider s’il faut vraiment une réunion

Se poser la première question avant d’envoyer une invitation : faut-il réellement réunir plusieurs personnes ou existe-t-il une manière plus simple d’atteindre le résultat attendu ?

Préparer pour gagner du temps

Clarifier l’objectif, déterminer le résultat attendu, sélectionner les participants et construire un ordre du jour adapté au temps disponible.

Commencer avec un cadre clair

Rappeler pourquoi les participants sont présents, ce qui doit être obtenu, le temps disponible et la manière dont la réunion va se dérouler.

Animer sans perdre le fil

Faire circuler la parole, questionner, reformuler, gérer les digressions et recentrer les échanges sans empêcher la participation.

Décider et clarifier

Faire émerger les décisions, distinguer les points encore ouverts et éviter les conclusions floues du type « on verra », « il faudrait » ou « quelqu’un devrait ».

Terminer par l’action

Conclure par une synthèse simple : Qu’avons-nous décidé ? Qui fait quoi ? Pour quand ? Et quand vérifions-nous l’avancement ?

Une méthode en 3 temps

COMPRENDRE

Des apports ciblés et accessibles pour comprendre ce qui rend une réunion réellement utile et identifier les principales causes des réunions trop longues ou inefficaces.

CONFRONTER

Des situations concrètes permettent de préparer, conduire et recadrer une réunion, notamment lorsque les échanges dérivent ou que certains participants monopolisent la parole.

TRANSFORMER

Chaque participant travaille sur une réunion réelle ou représentative et construit une manière plus simple et plus efficace de la préparer, de l’animer et de la conclure. COMPRENDRE → CONFRONTER → TRANSFORMER

Format

3 × 45 minutes Formation organisée :

• dans votre entreprise ou institution ;
• ou chez Auxilium-IDC à St-Maurice.

Équipe : jusqu’à 8 participants Groupe : de 9 à 12 participants

À l’issue du module

Chaque participant repart avec une méthode concrète pour préparer des réunions plus courtes, maintenir les échanges sur l’essentiel et terminer avec des décisions, des responsabilités et des échéances clairement définies.

Tarif du module

Équipe – jusqu'à 8 participants : CHF 690.– Groupe – de 9 à 12 participants : CHF 850.– Formation organisée dans votre entreprise ou institution, ou chez Auxilium-IDC à St-Maurice. Plus de 12 participants ou besoin particulier ? Offre sur demande..

Un module ou un parcours à la carte

M13 peut être suivi indépendamment ou combiné avec d’autres modules Leadership, Management ou Master Class afin de construire un parcours adapté aux besoins de votre organisation. Un besoin. Un module. Plusieurs modules. Un parcours. Construisez votre formation à la carte.