M15 — Clarifier les rôles et les responsabilités

Quand personne ne sait vraiment qui fait quoi, tout devient plus compliqué. Clarifier les rôles permet de mieux décider, mieux coopérer et mieux responsabiliser.

Introduction

Une tâche n’est pas réalisée parce que chacun pensait qu’elle appartenait à quelqu’un d’autre. Deux personnes effectuent le même travail. Une décision attend parce que personne ne sait réellement qui peut la prendre. Un collaborateur reçoit des demandes contradictoires de plusieurs responsables. Deux services se renvoient la responsabilité d’un problème. Ces situations sont fréquentes et ne proviennent pas toujours d’un manque d’implication. Elles peuvent simplement révéler un manque de clarté dans l’organisation. Un organigramme indique généralement où se trouvent les personnes. Il ne suffit pas toujours à expliquer qui fait quoi, qui décide, qui contribue, qui valide et qui doit être informé. Le rôle du manager consiste à rendre ces responsabilités suffisamment claires pour que chacun puisse agir sans devoir constamment demander : « Est-ce vraiment à moi de le faire ? » Clarifier ne signifie pourtant pas enfermer chacun dans une case. L’objectif est au contraire de créer un cadre qui facilite l’autonomie, la coopération et la prise de décision. Ce module permet d’identifier les zones de flou, de clarifier les responsabilités et de construire un fonctionnement plus simple et plus lisible.

Objectifs

À l’issue du module, les participants seront capables de :

• distinguer fonction, rôle, mission, tâche et responsabilité ;
• identifier les zones de flou dans l’organisation ;
• repérer les responsabilités absentes, partagées ou dupliquées ;
• clarifier qui réalise une activité ;
• identifier qui possède réellement le pouvoir de décision ;
• préciser qui doit être consulté ou informé ;
• définir les interfaces entre personnes ou services ;
• éviter les doubles responsabilités et les zones où personne ne se sent responsable ;
• utiliser simplement une matrice RACI lorsque cela est pertinent ;
• clarifier les responsabilités sans rigidifier l’organisation ;
• communiquer clairement les rôles au sein de l’équipe ;
• faire évoluer les responsabilités lorsque l’organisation change.

Public cible

Cette formation s’adresse aux :

• managers et responsables d’équipe ;
• chefs de service ;
• cadres de proximité ;
• responsables de projet ;
• responsables de processus ;
• nouveaux managers ;
• toute personne amenée à organiser ou coordonner le travail de plusieurs acteurs.

Contenu

Comprendre les différents niveaux de responsabilité

Faire la différence entre fonction, rôle, mission, activité, tâche et responsabilité afin d’utiliser un langage commun.

Identifier les zones de flou

Repérer les situations dans lesquelles plusieurs personnes pensent être responsables… ou dans lesquelles personne ne l’est réellement.

Clarifier qui fait quoi

Définir clairement les responsabilités liées aux principales activités sans chercher à décrire chaque geste du quotidien.

Clarifier qui décide

Identifier les niveaux de décision et éviter qu’une responsabilité soit confiée à une personne qui ne dispose pas de l’autorité nécessaire pour l’assumer.

Organiser les interfaces

Préciser qui réalise, qui valide, qui contribue et qui doit être informé, notamment lorsque plusieurs services interviennent dans une même activité.

Faire vivre les responsabilités

Communiquer les rôles, vérifier leur compréhension et les faire évoluer lorsque les activités, les personnes ou l’organisation changent.

Une méthode en 3 temps

COMPRENDRE

Des apports ciblés et accessibles pour comprendre les notions de rôle, responsabilité et niveau de décision ainsi que les conséquences d’une organisation insuffisamment claire.

CONFRONTER

Des situations concrètes permettent d’identifier les chevauchements, les zones de flou et les responsabilités manquantes, puis de confronter différentes manières de les clarifier.

TRANSFORMER

Chaque participant travaille sur une activité réelle ou représentative et clarifie les principales responsabilités afin de construire un fonctionnement immédiatement plus lisible. COMPRENDRE → CONFRONTER → TRANSFORMER

Format

3 × 45 minutes Formation organisée :

• dans votre entreprise ou institution ;
• ou chez Auxilium-IDC à St-Maurice.

Équipe : jusqu’à 8 participants Groupe : de 9 à 12 participants

À l’issue du module

Chaque participant repart avec une méthode concrète pour identifier les zones de flou, clarifier qui fait quoi, préciser qui décide et construire une répartition des responsabilités favorisant l’autonomie et la coopération.

Tarif du module

Équipe – jusqu'à 8 participants : CHF 690.– Groupe – de 9 à 12 participants : CHF 850.– Formation organisée dans votre entreprise ou institution, ou chez Auxilium-IDC à St-Maurice. Plus de 12 participants ou besoin particulier ? Offre sur demande..

Un module ou un parcours à la carte

M15 peut être suivi indépendamment ou combiné avec d’autres modules Leadership, Management ou Master Class afin de construire un parcours adapté aux besoins de votre organisation. Un besoin. Un module. Plusieurs modules. Un parcours. Construisez votre formation à la carte.