M21 Formation en Management - Standardiser sans bureaucratiser
CHF 690.00
Date de début
M21 — Standardiser sans bureaucratiser
Standardiser ne signifie pas tout réglementer. Il s’agit de définir une manière simple et partagée de faire ce qui doit être fait de façon fiable.Introduction
« On a toujours fait comme ça. » « Chacun a sa manière de faire. » « Il faut demander à Sophie, c’est elle qui sait. » « Normalement, c’est écrit quelque part dans la procédure… » Ces phrases révèlent deux extrêmes que l’on rencontre régulièrement dans les organisations. D’un côté, pas suffisamment de cadre : les pratiques dépendent des personnes, les erreurs se répètent, les nouveaux collaborateurs doivent deviner comment travailler et le savoir disparaît parfois avec celui qui quitte l’organisation. De l’autre, trop de cadre : procédures longues, validations multiples, documents que personne ne consulte et règles qui finissent par compliquer le travail au lieu de le sécuriser. Entre les deux existe une voie beaucoup plus utile. Standardiser ce qui doit l’être et laisser de la liberté là où elle est nécessaire. Un bon standard doit aider à travailler. Il doit permettre de partager une bonne pratique, sécuriser les étapes importantes, faciliter la transmission des compétences et éviter de réinventer constamment ce qui fonctionne déjà. Le rôle du manager n’est donc pas de créer davantage de règles. Il consiste à déterminer où un cadre commun apporte réellement de la valeur et quelle est la forme la plus simple permettant de le faire vivre.Objectifs
À l’issue du module, les participants seront capables de :- comprendre l’utilité d’un standard ;
- distinguer standard, règle, procédure et mode opératoire ;
- identifier les activités qui méritent d’être standardisées ;
- reconnaître les situations où la standardisation serait inutile ou excessive ;
- identifier les étapes essentielles d’une activité ;
- définir un niveau de standardisation proportionné aux enjeux ;
- simplifier les pratiques existantes ;
- supprimer les règles devenues inutiles ;
- formaliser une pratique de manière claire et accessible ;
- associer les collaborateurs à la construction des standards ;
- préserver les marges d’autonomie nécessaires ;
- utiliser la standardisation pour faciliter l’intégration et la transmission ;
- faire évoluer un standard lorsque le travail s’améliore ;
- éviter que les standards ne deviennent progressivement de la bureaucratie.
Public cible
Cette formation s’adresse aux :- managers et responsables d’équipe ;
- chefs de service ;
- cadres de proximité ;
- responsables opérationnels ;
- responsables de processus ;
- responsables qualité ou amélioration continue ;
- responsables de projet ;
- toute personne amenée à organiser, formaliser ou améliorer des pratiques de travail.
Contenu
Comprendre pourquoi standardiser
Un standard permet de définir une base commune de fonctionnement. Il peut contribuer à sécuriser la qualité, réduire les erreurs, faciliter la transmission et rendre le travail plus prévisible. L’objectif n’est pas que tout le monde travaille exactement de la même manière, mais que les éléments essentiels soient maîtrisés.Identifier ce qui mérite un standard
Tout ne doit pas être standardisé. Une standardisation est particulièrement utile lorsqu’une activité :- se répète régulièrement ;
- présente un risque d’erreur ;
- nécessite une qualité constante ;
- implique plusieurs personnes ;
- demande une transmission de savoir-faire ;
- comporte des étapes importantes à respecter.
Choisir le bon niveau de formalisation
Un standard peut prendre différentes formes : une règle simple, une check-list, un schéma, quelques étapes, un visuel ou, lorsque cela est réellement nécessaire, une procédure plus détaillée. Le document doit rester proportionné à la complexité et aux risques de l’activité.Construire avec les personnes qui font le travail
Un standard conçu uniquement depuis un bureau risque de décrire un travail théorique. Associer les collaborateurs permet de partir du travail réellement réalisé, d’identifier les bonnes pratiques et de construire un cadre utilisable.Standardiser sans supprimer l’autonomie
Le standard définit ce qui doit être sécurisé. Il ne doit pas empêcher le collaborateur de réfléchir, de s’adapter ou de prendre une initiative lorsque la situation le nécessite. Le cadre sécurise. L’autonomie permet de s’adapter.Faire évoluer les standards
Un standard n’est pas gravé dans le marbre. Lorsqu’une meilleure manière de travailler est identifiée, elle peut être testée, validée puis devenir le nouveau standard. La standardisation devient alors un support de l’amélioration continue plutôt qu’un frein au changement.Une méthode en 3 temps
COMPRENDRE
Des apports ciblés pour comprendre l’utilité de la standardisation et distinguer un cadre réellement utile d’une bureaucratie inutile.CONFRONTER
Des situations concrètes permettent d’analyser des pratiques trop peu formalisées ou, au contraire, excessivement réglementées.TRANSFORMER
Chaque participant choisit une activité réelle ou représentative et définit le standard minimum utile permettant de la rendre plus simple, plus fiable et plus facilement transmissible. COMPRENDRE → CONFRONTER → TRANSFORMERFormat
3 × 45 minutes Formation organisée :- dans votre entreprise ou institution ;
- ou chez Auxilium-IDC à St-Maurice.