M02 — Prioriser quand tout semble urgent

Quand tout devient urgent, plus rien ne l’est vraiment. Prioriser, c’est décider ce qui doit être fait maintenant, ce qui peut attendre et ce qui ne doit peut-être pas être fait.

Introduction

Un client appelle. Un collaborateur attend une réponse. Un dossier doit partir aujourd’hui. La direction demande une information « rapidement ». Une réunion approche et un imprévu vient encore modifier le programme. Dans certaines journées, tout semble important. Et surtout, tout semble urgent. Le risque est alors de travailler en permanence dans la réaction : traiter ce qui arrive en premier, répondre à celui qui insiste le plus ou commencer plusieurs tâches sans réellement terminer les plus importantes. Pour un manager, la difficulté est encore plus grande. Il ne doit pas uniquement gérer ses propres priorités : ses décisions influencent également celles de toute son équipe. Prioriser ne consiste donc pas simplement à organiser une liste de tâches. Il faut être capable de prendre du recul, évaluer les conséquences, arbitrer entre plusieurs demandes et décider où concentrer les ressources disponibles. Ce module permet au manager de sortir de la logique du « tout est urgent » pour retrouver une manière plus claire, structurée et assumée de piloter les priorités.

Objectifs

À l’issue du module, les participants seront capables de :

• distinguer urgence, importance et priorité ;
• identifier ce qui mérite réellement une intervention immédiate ;
• prendre du recul face à l’accumulation des demandes ;
• utiliser des critères simples pour arbitrer entre plusieurs priorités ;
• évaluer les conséquences d’un report ou d’une non-action ;
• distinguer les priorités personnelles de celles de l’équipe ou de l’organisation ;
• décider ce qui doit être fait, différé, délégué ou abandonné ;
• communiquer clairement les priorités à l’équipe ;
• gérer les demandes urgentes sans désorganiser en permanence le travail ;
• réévaluer les priorités lorsque la situation évolue.

Public cible

Cette formation s’adresse aux :

• managers et responsables d’équipe ;
• chefs de service ;
• cadres de proximité ;
• responsables de projet ;
• nouveaux managers ;
• futurs managers ;
• toute personne devant gérer simultanément plusieurs demandes, contraintes ou échéances.

Contenu

Comprendre ce qui est réellement prioritaire

Faire la différence entre urgence, importance, impact et priorité afin d’éviter que chaque nouvelle demande ne devienne automatiquement prioritaire.

Sortir du mode réaction

Identifier les mécanismes qui conduisent à traiter en permanence les dernières sollicitations reçues au détriment des sujets réellement importants.

Arbitrer avec des critères clairs

Analyser les délais, les conséquences, les risques, les ressources disponibles et la valeur attendue afin de décider avec davantage de recul.

Décider quoi faire… et quoi ne pas faire

Choisir ce qui doit être traité, planifié, délégué, reporté ou abandonné, plutôt que d’accumuler les tâches.

Donner des priorités claires à son équipe

Communiquer ce qui compte réellement, expliquer les arbitrages et éviter de modifier continuellement les priorités sans donner de sens.

Réajuster lorsque la situation change

Accepter qu’une priorité puisse évoluer, réévaluer la situation et adapter le plan d’action sans perdre le cap.

Une méthode en 3 temps

COMPRENDRE

Des apports ciblés et accessibles pour comprendre les mécanismes de priorisation et distinguer urgence, importance et véritable priorité.

CONFRONTER

Des situations concrètes permettent d’arbitrer entre plusieurs demandes simultanées, de confronter les choix et d’analyser leurs conséquences.

TRANSFORMER

Chaque participant travaille sur ses propres priorités et construit une méthode simple permettant de décider plus rapidement où concentrer son temps, son énergie et ses ressources. COMPRENDRE → CONFRONTER → TRANSFORMER

Format

3 × 45 minutes Formation organisée :

• dans votre entreprise ou institution ;
• ou chez Auxilium-IDC à St-Maurice.

Équipe : jusqu’à 8 participants Groupe : de 9 à 12 participants

À l’issue du module

Chaque participant repart avec une méthode concrète pour distinguer l’urgent de l’important, arbitrer entre plusieurs demandes et communiquer des priorités claires afin de concentrer l’action sur ce qui compte réellement.

Tarif du module

Équipe – jusqu'à 8 participants : CHF 690.– Groupe – de 9 à 12 participants : CHF 850.– Formation organisée dans votre entreprise ou institution, ou chez Auxilium-IDC à St-Maurice. Plus de 12 participants ou besoin particulier ? Offre sur demande.

Un module ou un parcours à la carte

M02 peut être suivi indépendamment ou combiné avec d’autres modules Leadership, Management ou Master Class afin de construire un parcours adapté aux besoins de votre organisation. Un besoin. Un module. Plusieurs modules. Un parcours. Construisez votre formation à la carte.