M23 Formation en Management - Faire plus simple : chasser la complexité inutile
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Date de début
M23 — Faire plus simple : chasser la complexité inutile
À force d’ajouter des règles, des étapes et des contrôles, une organisation peut finir par compliquer ce qu’elle cherchait justement à sécuriser.Introduction
Un formulaire devient deux formulaires. Une validation en entraîne une deuxième. Une réunion créée pour résoudre un problème devient un rendez-vous permanent. Un tableau Excel vient compléter un logiciel qui devait pourtant centraliser l’information. Une procédure est ajoutée après un incident… puis reste en place des années. Petit à petit, l’organisation accumule des couches. Chacune avait probablement une raison d’exister au moment où elle a été créée. Pourtant, leur accumulation finit parfois par ralentir le travail, diluer les responsabilités et mobiliser du temps sans véritable valeur ajoutée. La complexité n’est donc pas toujours liée à la difficulté du métier. Elle peut être créée par l’organisation elle-même. Simplifier ne signifie pas supprimer les règles, les contrôles ou les procédures nécessaires. Il s’agit de questionner régulièrement notre manière de travailler : Est-ce encore utile ? Est-ce nécessaire ? Peut-on faire plus simplement ? Le rôle du manager est aussi de protéger son équipe contre la complexité inutile et de créer des conditions permettant de consacrer davantage de temps et d’énergie au travail qui produit réellement de la valeur.Objectifs
À l’issue du module, les participants seront capables de :- identifier les principales sources de complexité dans leur activité ;
- distinguer complexité nécessaire et complexité inutile ;
- repérer les tâches qui se sont accumulées avec le temps ;
- questionner l’utilité d’une étape, d’un contrôle ou d’une validation ;
- identifier les doublons et traitements redondants ;
- repérer les informations saisies ou transmises plusieurs fois ;
- identifier les réunions, rapports ou documents devenus inutiles ;
- distinguer les exigences réelles des habitudes organisationnelles ;
- supprimer une activité lorsqu’elle n’apporte plus de valeur ;
- simplifier une activité sans dégrader la qualité ou la sécurité ;
- réduire le nombre d’étapes lorsque cela est possible ;
- responsabiliser davantage plutôt que multiplier les validations ;
- impliquer les collaborateurs dans la recherche de simplification ;
- installer le réflexe de questionner régulièrement les pratiques existantes.
Public cible
Cette formation s’adresse aux :- managers et responsables d’équipe ;
- chefs de service ;
- cadres de proximité ;
- responsables opérationnels ;
- responsables de processus ;
- responsables de projet ;
- responsables qualité ou amélioration continue ;
- toute personne souhaitant simplifier le fonctionnement de son équipe ou de son organisation.
Contenu
Comprendre comment naît la complexité
La complexité apparaît rarement en une seule fois. Elle se construit progressivement : une nouvelle règle, une validation supplémentaire, un fichier parallèle, un contrôle ajouté après un problème... Comprendre ce mécanisme permet déjà de commencer à le remettre en question.Distinguer le nécessaire de l’habitude
Certaines contraintes sont indispensables : exigences légales, sécurité, qualité, traçabilité ou besoins du client. D’autres existent essentiellement parce que : « Nous avons toujours fait comme ça. » Apprendre à faire la différence.Repérer ce qui complique inutilement le travail
Observer notamment :- les doubles saisies ;
- les validations successives ;
- les documents redondants ;
- les réunions sans véritable résultat ;
- les contrôles systématiques ;
- les circuits de décision trop longs ;
- les informations demandées mais jamais utilisées ;
- les outils qui font doublon.
Supprimer avant d’optimiser
Avant d’essayer de rendre une tâche plus rapide, se demander : « Avons-nous encore besoin de la faire ? » Une activité supprimée ne doit plus être optimisée, automatisée, contrôlée ou expliquée.Simplifier sans fragiliser
Toute simplification doit préserver ce qui est réellement important : qualité, sécurité, conformité, fiabilité et résultat attendu. L’objectif n’est donc pas de supprimer pour supprimer, mais de retirer ce qui n’apporte plus suffisamment de valeur.Installer une culture de simplicité
Donner aux collaborateurs la possibilité de signaler ce qui complique inutilement leur travail et d’apporter des propositions. Faire de la question : « Peut-on faire plus simple ? » un réflexe managérial.Une méthode en 3 temps
COMPRENDRE
Des apports ciblés pour comprendre comment la complexité s’installe progressivement et apprendre à distinguer les contraintes nécessaires de celles créées par l’organisation elle-même.CONFRONTER
Des situations concrètes permettent d’identifier les doublons, validations, contrôles, réunions et pratiques qui mobilisent des ressources sans apporter suffisamment de valeur.TRANSFORMER
Chaque participant choisit une situation réelle ou représentative et recherche comment supprimer, réduire ou simplifier certaines étapes tout en préservant les exigences essentielles. COMPRENDRE → CONFRONTER → TRANSFORMERFormat
3 × 45 minutes Formation organisée :- dans votre entreprise ou institution ;
- ou chez Auxilium-IDC à St-Maurice.